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Das Pressezentrum auf Unternehmens-Websites

Journalisten nutzen Online-Medien intensiv für ihre Arbeit. So kann ein gut gepflegtes Online-Pressezentrum auf einer Unternehmenwebsite der erste entscheidende Kontakt für Journalisten und Medienleute sein. Diese Feststellung klingt banal.

Um so erstaunlicher, dass viele Unternehmen ihren Webauftritt nicht besser für Ihre PR-Arbeit nutzen.

Lesen Sie hier, wie Sie mit einem richtig organisierten virtuellen Pressezentrum Journalisten ihre Arbeit leichter machen – und Ihre Chancen auf gute Kontakte zu den Medien erhöhen.

Verschenkte Chancen für den Presse-Erstkontakt

Informationen aus dem Internet sind jederzeit zugänglich – ganz unabhängig von Geschäfts- und Sprechzeiten und der Anwesenheit von Ansprechpartnern. Kommunikationshemmnisse wie Hinterhertelefonieren und langsame Postwege entfallen. Daher nutzen auch Journalisten Online-Medien intensiv für ihre Arbeit.

Ein gut gepflegtes Online-Pressezentrum auf einer Unternehmens-Website kann für Journalisten und Medienleute der erste entscheidende Kontakt sein. Umgekehrt sind fehlende, unergiebige oder verwirrende Presseinfos eine große Barriere auf Ihrem Weg in die Medien.

Häufig genannte, typische Kritikpunkte sind:

  • Wichtige Informationen über das Unternehmen fehlen oder sind zu schwer auffindbar.
  • Texte und Bilder werden in ungeeigneten Dateiformaten angeboten, die eine langwierige Nachbearbeitung erfordern oder schlicht web-untauglich sind.
  • Aktualität ist nicht gewährleistet.
  • Die technische Realisierung ist wenig nutzerfreundlich, beispielsweise ist die Navigation unklar.

Größere Unternehmen investieren oft viel in gut aufbereitete Presse-Informationen auf ihren Webseiten. Doch auch kleine und mittlere Unternehmen können mit wenig Aufwand ein journalistenfreundliches, gut gepflegtes Online-Pressezentrum in die Medienkommunikation einbinden – und davon profitieren. Der digitale Pressebereich ist kein Ersatz für kontinuierliche professionelle PR-Arbeit. Er bildet jedoch eine sinnvolle Ergänzung.

Machen Sie Journalisten die Arbeit leicht!

Die Website reicht als Informationsquelle natürlich selten aus. Spezielle Fragen müssen im Gespräch geklärt werden. Daher ist die wichtigste Information für die Presse ein konkreter Ansprechpartner - inklusive Fax- und Telefonnummer, Mail- und Postadresse. Größere Unternehmen können auch mehrere, auf unterschiedliche Themenfelder spezialisierte, Kontakte nennen. Dabei können verschiedene Kleinigkeiten dazu führen, die Hürden zur Kontaktaufnahme entscheidend zu senken:

  • Personalisieren Sie die Angaben ruhig mit Foto(s) der Kontaktperson(en).
  • Telefondurchwahlen sind wirken verbindlicher als die Nummer der Telefonzentrale (Durchwahl -0), die eher Warteschleifenmusik erwarten lässt als eine schnelle Auskunft.
  • Mailadressen sollten möglichst Klarnamen enthalten (gabi.mustermann@firma.de). Sammeladressen wie kontakt@firma.de oder info@firma.de wirken weniger einladend. Spezielle Sammel-Mailadressen wie presse@firma.de können allerdings zusätzlich angeboten werden.

Die Presse-Kontaktperson in einem Unternehmen muss nicht alles über das Unternehmen wissen. Sie sollte  jedoch Anfragen an kompetente Kollegen weitervermitteln können. Wichtig sind in jedem Fall Verbindlichkeit und schnelle Reaktion. Eine erst mit drei Tagen Verspätung eintrudelnde Antwort auf eine E-Mail-Anfrage stößt mit Sicherheit nur noch auf geringes Interesse. Umgekehrt können Sie mit verlässlichen und ausführlichen Antworten gute, vielleicht sogar persönliche Kontakte zur Presse herstellen.

Welche Informationen sind wichtig?

Ein Online-Pressezentrum stellt für recherchierende Journalisten oft den ersten näheren Kontakt mit einem Unternehmen dar. Die präsentierten Informationen müssen geeignet sein, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Wichtige Infos sind:

  • Neue und archivierte Pressemitteilungen
  • Informationen zu Organisationsstruktur, Mitarbeiterzahl, Standorten und zur Geschichte des Unternehmens
  • Personalien der Geschäftsführung
  • Zahlen zur Geschäftsentwicklung, soweit sie ohnehin veröffentlicht werden (Geschäftsbericht u. Ä.) oder Ihre Veröffentlichung sinnvoll ist. Solche Angaben werden oft unter Menüpunkten wie “Investor Relations” versteckt, sind aber auch für Pressevertreter von Interesse!
  • Produkt-Informationen sind ebenfalls relevant.
  • Wenn Sie von Projekten und Engagements berichten können, tun Sie es auch.
  • Wenn es sich anbietet, kann auch eine Terminvorschau (Messen, Events, Vorträge) angeboten werden. Solche Veranstaltungen sind eine gute Gelegenheit, um persönliche Pressekontakte zu knüpfen!

Auf das bisherige Presseecho können Sie mit Links verweisen. Alternative: Sie bieten bereits erschienene Artikel als PDF-Dateien zum Herunterladen an. (Sie sollten vorher aber eine Genehmigung von den Inhabern der Rechte einholen.)

Wichtiges und Aktuelles muss auf einen Blick von Hintergrundinformationen zu unterscheiden sein. Und ganz wichtig: Halten Sie Ihr Online-Pressezentrum auf dem aktuellen Stand! Veraltete Informationen entwerten das gesamte Informationspaket, dass Sie anbieten.

In einem speziellen Downloadbereich Ihres Online-Pressezentrums können Sie ergänzende Materialien, die für den Mail- und Faxversand nicht geeignet sind, deponieren. Dazu gehören beispielsweise Fotos und andere Grafiken wie das Firmenlogo, Broschüren oder Informationsdateien wie Produktdokumentationen, der Geschäftsbericht als PDF oder auch bisheriges Presseecho. Audiostreams mit O-Tönen oder Videos sind nur sinnvoll, wenn sie professionell aufbereitet und nutzbar sind.

Pressemitteilungen sind ein guter Anlass, um Themenmappen anzubieten: Pakete mit ausgewählten Dateien , die dann en bloc ohne viel Klicken heruntergeladen werden können.

Multimedia, Social Media

Wenn Mitarbeiter Ihres Unternehmens im Namen oder Auftrag Ihres Unternehmens bloggen, twittern oder podcasten, Sie Filme in YouTube eingestellt oder Bilder bei Flickr hochgeladen haben, sollten Sie die Links im Online-Pressecenter bündeln.  Das erleichtert nicht nur Medienmenschen, sondern auch anderen Multiplikatoren wie Bloggern das Andocken an Ihr Infoangebot. Wenn Ihr Unternehmen im Web 2.0 sehr aktiv ist, richten Sie einen richtiggehenden Social Media Newsroom ein.

Umsetzung: Webgerecht und pressefreundlich

Wer bei Journalisten auf ein offenes Ohr stoßen will, sollte ihnen die Arbeit so einfach machen wie möglich. Zeitdruck bestimmt den journalistischen Alltag. Ein Online-Pressezentrum sollte daher leicht zu finden sein. Bei umfangreichen Websites ist ein Eintrag in der Hauptnavigation angemessen: “Presse” , “Presseinfos” oder “Pressezentrum” sind unmißverständliche, gut eingeführte Begriffe.

Welche Darreichungsform? Dateiformate für Text

Pressetexte müssen nicht nur angemessen formuliert, sondern auch im passenden Dateiformat geliefert werden.

  • Arg puristisch, bilderlos und ohne Layoutmöglichkeiten ist das Dateiformat TXT, dafür aber schnell im Download und sicher. TXT-Dateien kommen außerdem der verbreiteten Arbeitsweise Copy & Paste sehr entgegen.
  • PDF-Dateien übermitteln das von Ihnen erstellte Layout auf jedem Rechner gleich und sind schon ein klassisches Austauschformat im Web. Achten Sie beim Erstellen des PDF darauf, dass die Datei nicht zu groß ist und das Herauskopieren von Inhalten ermöglicht wird.
  • Das Word-Format DOC ist nicht unproblematisch. Word-Dateien gelten – zu Recht – als Überträger von Makroviren und Kompatibilitätsprobleme lassen sich nicht immer vermeiden. Außerdem sind Word-Dateien oft recht umfangreich. Doch nach meiner Erfahrung nutzen viele Journalisten Dateiformate, die sie mit Word direkt bearbeiten können, gerne. Die Applikation ist ihnen vertraut und der zügigen Weiterbearbeitung der Datei steht nichts im Wege. Das Dateiformat RTF ist eine etwas sicherere und Word-taugliche Alternative zum DOC-Format.
  • Exotische und sehr KB-lastige Dateiformate verbieten sich bei Presse-Downloads von selbst.

Gleichgültig, für welches Dateiformat Sie sich entscheiden: der Inhalt Ihrer Pressemitteilung sollte im Vordergrund stehen. Halten Sie das Layout schlicht und übersichtlich.

Bilder und Grafiken online präsentieren

Bilder sollten in einer druckbaren Form angeboten werden. Das bedeutet vor allem: In entsprechend hoher Auflösung (Pixelanzahl), andererseits trotzdem klein genug für den Download.

Als Dateiformat für Fotos ist JPG (auch: JPEG) in Ordnung. Dieses Format verfügt über eine regelbare Datenkompression. Dadurch werden die Dateien etwas handlicher, die Bildqualität verschlechtert sich aber auch. Allzu stark dürfen Sie die JPGs also nicht komprimieren! Das Dateiformat TIFF ist ebenfalls ein gutes Austauschformat, das mit den richtigen Einstellungen verlustfrei komprimiert, die Dateien werden allerdings größer als im JPG-Format. Grafiken wie z.B. Logos sind als PDF oder EPS gut aufgehoben – diese Formate garantieren scharfe Konturen beim Abdruck.

Um druckfähige Bilddateien für den Download klein zu kriegen, können Sie sie in ein ZIP-Verzeichnis packen. Bieten Sie dazu unbedingt eine Bildvorschau an. So können Interessenten schon vor dem Herunterladen online ansehen, ob sich der Download der Bilder für Sie lohnt.

Umfangreichere Bildersammlungen sollten thematisch sortiert werden. Personen, Anlässe oder Produktgruppen sind sinnvolle Kategorien. Verkleinerte Vorschaubilder (“Thumbnails”), die erst auf Klick vergrößert werden, beschleunigen die Ladezeiten der Bildergalerien. Hilfreich kann auch das auf der Website formulierte Angebot sein, große Bilder (Druck-Feindaten oder große Formate) auf CD-Rom/DVD zuzuschicken. Natürlich muss der Versand angeforderten Materials dann auch prompt erfolgen.

Bildredaktionen freuen sich über Hoch- und Querformate zur Auswahl. Ob ein Bild ohne Nachbearbeitung ins vorgesehene Seitenlayout passt oder nicht, kann über den Abdruck entscheiden!

Sehr wichtig ist auch die Benennung der Bilder. “Bild 1″, “Bild 2″ und “Bild 3″ oder ein digicam-typisches “img_6709″ helfen nicht weiter. Solche Allerweltstitel tauchen alzuoft auf und zwingen nach dem Herunterladen zum Öffnen des Bildes, um nachzusehen, was darauf ist. Benennen Sie jedes Foto zumindest mit Vor- und Nachnamen der Abgebildeten, dem Produktnamen oder dem Anlass. Ein Firmenkürzel, bei speziellen Veranstaltungen das Datum oder auch Angaben zur Bildgröße, wenn es mehrere Versionen gibt, bilden hilfreiche Ergänzungen.

Das eigene Online-Pressezentrum aktiv nutzen

Journalisten, die sich für Ihr Unternehmen interessieren, sollten Sie nicht einfach wieder ziehen lassen. Bieten Sie ihnen in jedem Fall die Möglichkeit, sich in einen E-Mail-Presseverteiler einzutragen. Diese Prozedur sollte einfach und unbürokratisch erfolgen. E-Mail, Name, eventuell noch der thematische Schwerpunkt (erleichtert Ihnen die Ansprache mit maßgeschneiderten Informationen) – das reicht schon aus. Keinesfalls sollte diese Registrierung jedoch als Bedingung vor den Besuch des Online-Pressezentrums gesetzt werden!

Über den so entstehenden Verteiler können Sie dann Presseinformationen versenden. Aber bitte nicht zu oft und nicht zu banal. Die E-Mail-Postfächer von Journalisten werden Tag für Tag mit zahllosen unverlangten Mails überflutet. Ihre E-Mails – und schlimmer noch, Ihre Absender-Adresse – landen schnell im Spam-Ordner, wenn Sie Ihre neu gewonnenen Kontakte mit belanglosen Mitteilungen überstrapazieren. Wenige, zielgerichtete Informationen wirken besser.

Für manche Branchen bietet es sich auch an, spezielle Online-Aktionen für die Presse durchzuführen und dazu gezielt einzuladen. Gerade Produkte und Leistungen, die selbst mit dem Internet zu tun haben, lassen sich auf diese Art gut bekannt machen.

Fast von selbst versteht es sich , dass der Link zum Online-Infobereich auf keiner Pressemeldung fehlen darf.

6 comments
  1. Wilfried J. Klein says: 4. August 200921:18

    ein sehr schöner Beitrag Sibylle. Mein Wunsch als freier Journalist wäre noch ein abonnierbarer RSS-Feed für uns Schreiberlinge, damit wir die Unternehmenswebsites nicht immer besuchen müssen, damit wir an neue Informationen kommen. Dies ist hier bei uns in Deutschland immer noch eine Mangelerscheinung.

    Gruß nach Berlin
    Wilfried J. Klein

  2. Sibylle says: 5. August 200908:35

    Hallo, Wilfried,

    stimmt, die RSS-Idee könnte man noch etwas propagieren. Ich hatte beim Schreiben des Artikels auch mehr den Erstkontakt im Sinn – da siehts auf Unternehmenssites ja auch oft dütster aus. Aber RSS ist eine gute Idee.

  3. Christian Glasbeuger says: 8. August 200906:12

    Zu dem Thema gäbe es noch einiges zu schreiben.

  4. Sibylle says: 10. August 200909:40

    Ja, klar. Wenn mich wer bezahlt, schreib ich gerne noch mehr…

  5. Dennis says: 25. August 200915:20

    Die Anregungen sind super, Sybille. Ich bin auch eben dabei eine Presseseite für einen Online Shop aufzubauen. Deine Tipps helfen mir. Ideal wäre noch eine Checkliste oder do’s and dont’s ;-).

    Bzw. hast Du noch Empfehlungen zu gut gemachten Unternehmens PR Seiten? Was hältst Du in diesem Zuge von PR-Seiten auf Blog-Basis? Letztlich sollten die Seiten ja auch durch die PR Referenten leichtes zu pflgen sein …

  6. Sibylle says: 25. August 200915:28

    Hallo, Dennis,

    danke für die Blumen. Links hab ich grade nicht parat. PR-Seiten auf Blog-Basis hört sich gut an. Ich finds praktisch, Blogsysteme als CMS zu benutzen.

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